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Etiqueta profissional em reuniões de negócios: saiba como agir.

Que a e etiqueta e os bons costumes são fundamentais no mundo dos negócios nós já sabemos. E esses conceitos se estendem para diversos ambientes, como por exemplo nas reuniões do universo corporativo. Por isso, em reuniões dentro da empresa ou no escritório do cliente é preciso se atentar a determinados detalhes que podem mudar o resultado de uma importante negociação. Abaixo, descrevo algumas situações comuns. Veja se você já presenciou algo parecido:

Seja pontual

A pontualidade é indicada em qualquer situação. Numa reunião de trabalho não é diferente. O tempo disponível pode não ser igual para todos. Seja pontual e não desperdice o tempo dos outros.

Apresente-se

Apresente-se e fale com as pessoas antes da reunião sempre que tiver oportunidade. Se houver a necessidade de fazer apresentações pessoais, deve-se respeitar a hierarquia da empresa. O anfitrião da reunião ou a pessoa de cargo mais importante deve iniciar o aperto de mão, que não deve ser dado sentado.

Onde se sentar?

Nunca faça o primeiro movimento e sente, sem que o chamem para isso. Espere que a pessoa que o convidou para a reunião, ou que a secretária presente no local, indique o lugar que você ocupará.

Caso isso não aconteça, nunca se acomode nos extremos da mesa, lugar sempre reservado para quem irá conduzir a reunião. Além disso, não escolha uma cadeira tão perto de quem presidirá o encontro, isso porque estes lugares são reservados para as pessoas mais importantes no local. Espere que lhe atribuam esta condição.

Desligue o celular

As regras para o uso do celular no trabalho são claras: nada de telefones e outras distrações nas reuniões de trabalho. Só se a reunião estiver dependendo de notícias urgentes é que se deve manter o celular ligado.

Não interrompa

Sei que é difícil esperar pela vez de falar mas tente não interromper quem está desenvolvendo uma linha de raciocínio. Levante o braço ou espere por uma pausa no discurso para dar a sua contribuição na reunião.

Chegou atrasado?

A reunião era às 14h, mas o trânsito o impediu de chegar no horário. Você tenta chegar o mais breve possível, no entanto, está meia hora atrasado. Por mais agitado que esteja, tente manter a discrição ao chegar em um ambiente de reunião.

Provavelmente, neste momento, as pessoas estarão concentradas, buscando soluções e decidindo assuntos importantes e qualquer barulho, além de ser sinal de falta de educação, pode atrapalhar os demais participantes. Faça um gesto de cumprimento e ocupe seu local na mesa. Aguarde ser solicitado para se manifestar.

Sua hora de falar

Estruture sua apresentação antes de expor projetos e sugestões ao grupo. Procure motivos, possíveis erros e soluções para que não fique uma ideia vaga, que não possa ser colocada no papel. Depois da apresentação, mesmo que a ideia não tenha sido bem recebida, conclua com um gesto de gentileza.

Tem horário específico para deixar a reunião?

A reunião era às 16h, mas já se passaram vinte minutos e nem sinal das pessoas que participarão. Neste caso, se você tem algum compromisso na sequência e não pode se atrasar de forma alguma, avise quem presidirá a reunião, antes dela começar, que você precisará sair num horário pré-determinado.

Neste caso, sente num lugar de menor destaque, no qual você não atrapalhará as pessoas na hora da saída. Quando chegar o horário de ir embora, acene discretamente e saia, sem mais explicações.

Rogerio Moreira é empreendedor, fundador da AgênciaPop Propaganda, de Campinas/SP, Publicitário, Jornalista, Consultor de Marketing, Blogueiro e Especialista em Comunicação pela FGV

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