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Produtividade: 10 dicas infalíveis para o tempo trabalhar a seu favor

Tempo é dinheiro. A frase é bem conhecida e certamente você concorda com ela. No entanto, é comum que muitos profissionais deixem tarefas inacabadas ou pendentes durante o dia. A causa: a má gestão do tempo. A consequência: tarefas acumuladas nos dias seguintes.

Para potencializar a sua produtividade você só precisa usar as ferramentas certas e introduzir uma boa dose de disciplina para ver que não só irá “ganhar” tempo, como ainda irá melhorar o seu desempenho profissional.
Preparei aqui 10 dicas infalíveis que você deve começar a seguir hoje para gerir o seu tempo de uma forma mais produtiva.

1. ACORDE CEDO

Com certeza, você já ouviu isso em algum lugar: as pessoas de sucesso começam seus dias cedo. Desta forma, essas pessoas tem mais tempo para sentar, raciocinar e planejar suas próximas horas. O hábito de acordar cedo irá deixá-lo mais calmo, criativo e com a mente mais livre para executar as tarefas que estão por vir. Estudos comprovam que conforme o dia vai passando nosso nível de energia diminui, afetando a produtividade e por consequência, nossa performance e disposição para o trabalho.

2. CRIE UM PLANO DIÁRIO DE TRABALHO

Crie um plano de trabalho ou, se preferir, uma agenda. Pode fazê-lo logo pela manhã, antes de iniciar o trabalho ou – melhor ainda – no dia anterior, no final do dia (eu prefiro esta opção). Este plano vai te dar uma visão geral de seu volume de compromissos e ajudá-lo a perceber quais as tarefas completou e quais as que ficaram pendentes no dia.

3. A REGRA DOS 5 MINUTOS

Comece o dia avaliando quais as tarefas você consegue resolver em 5 minutos. Responder a um e-mail, fazer uma ligação, enviar um documento ou delegar alguma função são exemplos práticos. Comece por eles e terá uma ótima sensação de que o dia já começou bem e desta forma ganhará ainda mais disposição para os trabalhos mais complexos do período.

4. FOQUE EM UMA TAREFA DE CADA VEZ

Ser uma pessoa multitarefa pode parecer um elogio mas nem sempre gera os melhores resultados. Aliás, ainda que possa funcionar para algumas pessoas, para a maioria é o real motivo de perderem ainda mais tempo com cada tarefa. Portanto, opte por seguir o seu plano inicial (dica número 2) e realize uma tarefa de cada vez. Vai ver que no final do dia, além de ganhar tempo, terá obtido os melhores resultados.

5. ESTABELEÇA UM PRAZO QUE VOCÊ POSSA CUMPRIR

A agenda do dia deve ser criada levando em conta as tarefas prioritárias e os prazos estabelecidos. Esta é uma regra essencial. Assegure-se que sabe exatamente quando deve finalizar uma tarefa e assinale esse prazo no seu calendário ou agenda para garantir que ele seja cumprido. Só coloque na lista aquilo que você realmente conseguirá cumprir. Se for uma tarefa muito complexa, fracione em várias etapas e deixe o próximo passo para o dia seguinte.

6. APRENDA A DIZER “NÃO”

Ok, é normal querer mostrar empenho e dedicação, mas para isso não precisa “abraçar” todas as tarefas ou projetos para si, ou aceitar todos as demandas que lhe solicitem. É fundamental que você tenha noção da sua carga de trabalho e da sua capacidade de dar resposta às solicitações que lhe foram atribuídas. E se não quer recusar a tarefa, negocie e peça para adiar para uma data mais conveniente. Cair no erro de aceitar todos os trabalhos pode ter mais consequências negativas do que você imagina. Além de aumentar os seus níveis de estresse, pode passar a ideia que você não seja capaz de cumprir os prazos. Isso irá lhe expor e prejudicar a sua imagem profissional.

7. REGRAS PARA E-MAILS E REDES SOCIAIS

Estabeleça horários para checar os e-mails ou as redes sociais. Por mais centrado que você seja, é praticamente impossível executar uma tarefa qualquer e ao mesmo tempo ver os E-mails, Facebook ou WhatsApp. Crie uma rotina, como por exemplo: Checar e-mail a cada duas horas; acessar as redes sociais antes de iniciar o dia de trabalho, na hora do almoço e no fim da tarde; ligar para amigos e familiares à noite... e por aí vai.

8. ESTABELEÇA PRIORIDADES

Separe as tarefas em “mais complexas (chatas)” e “mais simples (fáceis de resolver)”. Opte por trabalhar nas mais complexas no período da manhã. É natural que você tenha mais energia e esteja mais disposto neste período do dia. Deixe para a parte da tarde aquilo que você poderá resolver tranquilamente. Isso lhe dará uma ótima sensação de “meta cumprida” e satisfação.

9. DIMINUA O NÚMERO DE REUNIÕES

Sem dúvida, as reuniões demandam uma boa parte de nosso tempo no trabalho. Se for fora de seu local de trabalho, pior ainda. O segredo é só fazer reuniões se realmente forem necessárias. Antes de marcar uma reunião ou aceitar o convite para participar de uma, avalie a possibilidade de substituí-la por uma ligação ou uma conferência on-line, pelo Skype, por exemplo.

10. CELULAR NO MODO AVIÃO

Quando estiver executando uma tarefa, concentre-se nela. Esqueça o celular e se for necessário, use o modo avião. Quer ser mais efetivo ainda? Deixe o celular fora do alcance de seus olhos (e de suas mãos). Se alguém ligar no telefone fixo, diga que retorna em seguida (assim que concluir sua tarefa). Aceita o desafio?

DICA-FINAL (BÔNUS)

As dicas que descreví aqui são apenas algumas das medidas que você pode adotar para ajudá-lo a organizar o seu tempo, podendo ser usadas isoladamente ou em conjunto. Claro que há muito mais que se pode fazer, desde chegar sempre no horário combinado (em reuniões ou outros compromissos profissionais) ou definir alertas de celular ou de agenda (eu uso a agenda do Google para tudo) para assegurar que você cumpra o plano estabelecido para o dia. Enfim, o que não faltam são sugestões de melhoria. O essencial é – claro – que analise os seus métodos de trabalho para perceber onde você está realmente “perdendo tempo” para então corrigir essa falha. Independente dos métodos que você venha a adotar, o que importa é que no final do dia você esteja satisfeito com o resultado e esteja motivado para o dia seguinte. Você irá perceber que depois de se organizar, além de ter mais tempo disponível para você mesmo, também se sentirá muito mais realizado.

Aproveite o seu dia!

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Rogerio Moreira nasceu em Santo André/SP, é empreendedor, fundador da AgênciaPop Propaganda, Publicitário, Jornalista, Editor do blog ParisSempreParis.com.br, Consultor de Marketing com MBA em Comunicação Estratégica, tendo estudado em instituições como Puccamp, ESPM, Unicamp e FGV. É membro do BNI (Business Network International) atuando em Campinas/SP. Além disso, é historiador autodidata, apreciador de livros e vinhos (não necessariamente nesta ordem), apaixonado por viagens e pela cultura francesa. É também maratonista, fotógrafo amador e principalmente, um apaixonado pela vida.

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